德勤的研究指出，可持续性、技术采纳与人工智能已并列为高管们最关注的三大议题。报告强调，技术被视为实现组织目标的关键手段，而实施 IT 解决方案则是达成这些目标的最常见途径。
在此背景下，IT 决策者自身的观点凸显了科技在可持续发展中的核心作用。Barco ClickShare 近期针对 500 名美国科技领袖进行的调查显示，98% 的受访者认为其所在部门应带头推动此类活动。值得注意的是，五分之四的受访者表示，如果潜在雇主缺乏强有力的可持续发展记录，他们将拒绝入职。
Barco ClickShare 工作场所协作营销总监 Laleeuwe 指出，IT 职能在解决可持续性问题方面发挥着核心作用，因为许多“日常技术选择直接影响着组织的环境足迹”。
Laleeuwe 解释道：“可持续性关乎实际决策：购买可靠的技术，延长产品寿命，减少复杂性，并确保设备可以负责任地管理、维修和回收。”
跨部门协作是可持续性的关键
然而，与技术相关的决策很少由 IT 领导者单独做出。数据显示，仅有 6% 的 IT 部门是包括会议室系统在内的技术投资的唯一决策者。这意味着与其他利益相关方的合作至关重要，这些方不仅包括可持续发展和环境事务团队，还涵盖采购、财务、设施管理、运营及执行领导层。
Laleeuwe 指出，通过合作，可以在采购前平衡安全性、可用性、成本、生命周期影响、能源效率、可修复性以及使用终止后的回收性。这种协作使得将可持续性考虑纳入日常活动变得更加容易，例如对设备进行适当的维护和升级以延长使用寿命。正是这些日常的 IT 决策在塑造数字工作场所的行为上起到了重要作用。
采购过程本身往往复杂，但任何可持续性购物清单的首要任务应是确保技术——尤其是会议室设备——具备安全性、可靠性以及与其他系统的互操作性。这一点至关重要，因为如果套件不耐用或无法互操作，很快就会被更换。这种做法不仅产生浪费，还需要购买新产品，而由于原材料提取、制造和运输过程中的高能耗，新产品的碳足迹往往很高。
可持续采购的核心考量
潜在买家应向供应商询问的关键问题包括其产品基于哪些方法以及拥有哪些认证。有效的认证包括 TCO 认证的全球可持续性 IT 产品品牌，以及用于衡量能源效率的美国政府能源之星标志。
根据 Barco ClickShare 调查，可持续性认证已成为购买硬件时最重要的因素，仅次于安全部门的要求。Laleeuwe 强调，必须确保认证和碳中和声明提供“透明度，不仅仅是保证”。它们应显示产品的性能、生命周期的具体阶段、声明的验证方式，以及具体的设计选择如何减少环境影响。
了解供应商是否在整个产品生命周期中考虑了环境因素同样重要。这些因素包括产品设计（理想情况下应为模块化，以便在需要时修复或更换单个组件）、制造过程中使用的材料及其可回收性或较低的环境足迹，包装也应遵循相同规则。
此外，IT 领导者还需考虑所选会议和通信平台在使用过程中的能源消耗，以及个人供应商是否提供回收计划或其他负责任的处置途径，以确保旧设备不会因垃圾填埋污染环境。目标是避免过早处置，并将 ESG（环境、社会和治理）目标转化为可重复的 IT 实践。
不幸的是，目前这些活动往往被忽视。Barco ClickShare 的研究显示，只有 42% 的 IT 领导者选择可由制造商修复以延长寿命的设备，仅 16% 的人认为可修复性是他们最关心的问题。在回收方面，情况更为严峻，仅有 11% 的受访者将其视为优先事项，超过三分之一的受访者表示其部门并不总是进行回收。Laleeuwe 指出，这一问题的关键在于，此类活动在最初的购买点往往“不那么明显”。
混合办公带来的挑战与机遇
向混合和远程工作的转变构成了另一项常见挑战。根据 Barco ClickShare 的报告，约 95% 的 IT 领导者认为这种做法对其组织的可持续发展工作产生了影响。部分原因在于会议室设备现在分布在办公室、家庭和灵活的工作空间中。
这导致从偏远地区处理和回收电子废物变得更加困难（48% 的受访者认同），同时，越来越多的个人设备使用也使得确保采用节能硬件变得更加棘手（46% 的受访者认同）。然而，正面效应在于，与本地系统相比，更节能的云服务的采用率有所增加（63% 的受访者）。
Laleeuwe 解释称，即使在这种情况下，事情也并非绝对明确。IT 团队需要审视完整的设置，包括利用率、能源性能、设备寿命、安全性、可管理性和终生恢复能力。“最可持续的选择是提供所需体验且足迹最难避免的选择。”
标准化设备的优势
在整个组织范围内对设备进行标准化，尤其是在会议室系统中，是一种能产生更可靠可持续性结果的方法。过去，个别业务部门常在不咨询 IT 的情况下购买套件，导致部署碎片化和孤立系统。但标准化已被证明带来多种好处。
Laleeuwe 解释说，一方面，标准化限制了 IT 必须管理的设备类型、备件、支持流程和更换周期的数量，同时使更新、远程管理和生命周期规划更容易。另一方面，组织可以从规模经济中获益，尽管具体程度取决于他们能在多大程度上通过利用 IT 产业的规模、使用模式、更新周期和回收过程来减少电子废物或能源使用量。
标准化的另一个好处是为组织提供了“衡量、管理和减少影响的必要控制”，Laleeuwe 补充道。
将可持续发展融入日常 IT 决策
这表明，当确保可持续发展目标转化为日常 IT 决策时，常规选择至关重要。换句话说，可持续性必须成为采购要求、实施清单和生命周期管理的一部分。
Laleeuwe 说：“这意味着制定关于认证、能源效率、耐用性、可修复性、可回收性、供应商回收性和生命周期报告的共同标准。”这也意味着 IT、采购、设施、财务和可持续性团队需共同拥有该过程。
佛兰德政府是一个成功将这种方法纳入其工作场所战略的组织案例。在翻新位于比利时布鲁塞尔的玛丽·伊丽莎白·贝尔帕尔总部大楼时，设施运营机构采取了多层次的可持续发展方法。例如，该建筑成为弗兰德斯第一个符合循环建筑实践的建筑，改造活动中使用了原址 68% 的回收、再利用或回收材料。
这座建筑也接近于零净运行，这部分得益于其热能存储系统，该系统捕获并存储热能以供以后使用；另一部分原因在于屋顶和侧墙上安装了太阳能电池板。
确保可持续总部的另一个关键因素是广泛采用绿色信息通信技术。这包括推出高效的 Wi-Fi 网络，帮助政府每年节省相当于 550 个家庭的电力。同样重要的是，政府会议室技术采用了经认证的可持续技术并实现了标准化。为此，在 1,000 多个不同的会议空间中部署了超过 1,000 台 ClickShare 无线会议与协作设备。这种设备标准化的目标在于降低能源消耗以及会议室基础设施的整体碳足迹。
Laleeuwe 总结道，教训很明确：当技术、工作场所设计、用户体验和生命周期管理一起规划并同时实施时，可持续会议室的效果最好。
